Ce que dit l’Assurance Maladie

Dans sa fiche « Facturation : mode d’emploi », l’Assurance Maladie distingue la facturation avec ou sans logiciel SEFi. Lorsqu’un transporteur est équipé d’un logiciel SEFi, la facturation est totalement dématérialisée.

Les pièces justificatives nécessaires au remboursement, notamment la signature du patient attestant de la réalisation du transport et la prescription médicale de transport, sont numérisées puis télétransmises.

1. Repenser le parcours du dossier

Il est utile de cartographier le chemin réel d’un dossier : création du transport, prescription, prise en charge du patient, signature, retour de l’équipage, numérisation, contrôle, facturation et suivi.

2. Éviter la pièce manquante en fin de chaîne

Plus une erreur est découverte tard, plus elle coûte du temps. L’objectif doit être d’identifier les informations manquantes au plus proche du transport, pas plusieurs jours plus tard au bureau.

3. Définir qui contrôle quoi

L’équipage ne doit pas forcément effectuer l’ensemble du contrôle administratif, mais il doit savoir quelles informations sont indispensables. Le service facturation, lui, doit disposer d’une check-list claire.

4. Suivre les rejets

Un tableau de bord des dossiers rejetés ou bloqués permet de repérer les causes récurrentes : justificatif absent, incohérence de données, erreur de saisie ou problème de transmission.

5. Mesurer le temps administratif

Pour savoir si un changement de logiciel est rentable, mesurez le temps consacré à la préparation, aux corrections et au traitement des retours avant et après la mise en place.

6. Sécuriser les accès

La dématérialisation augmente le volume de données sensibles traitées par le système d’information. Les comptes individuels, droits d’accès, sauvegardes et procédures en cas d’incident doivent faire partie du projet.

Indicateurs utiles à suivre

• nombre de dossiers facturés ;
• taux de dossiers incomplets ;
• nombre de rejets ;
• temps moyen de correction ;
• délai entre transport et facturation ;
• motifs de rejet les plus fréquents.